De PDCA cyclus (ook wel cirkel genoemd) is een bewezen, krachtige en vooral handige aanpak om succesvol te zijn in het realiseren van verbeteringen.
In dit kennisartikel hebben we de concrete stappen van deze PDCA cyclus helder uitgewerkt en nader toegelicht.
We sluiten af met waar de PDCA cyclus werkelijk om draait. Plus we geven een voorbeeld uit de praktijk.
Onderzoek laat zien dat 85% van de senior-managers vindt dat hun organisatie slecht is in problemen-oplossen !
In de volgende video wordt de PDCA cyclus (ook wel de Deming circle genoemd) kort toegelicht.
De kracht van de PDCA cyclus
De kracht van de PDCA (Plan – Do – Check – Act) is dat het een gestructureerde (en bewezen) manier is om problemen aan te pakken. Doordat iedereen weet wat de aanpak is weet ook iedereen wat er verwacht wordt en wat de volgende stappen zijn. En door elke keer een probleem op dezelfde manier op te pakken (dus via PDCA) ontstaat er routine en neemt de kwaliteit van verbeteren en probleemoplossen toe. We gaan zo in op de concrete activiteiten doe met de PDCA doet.
De helling uit de afbeelding symboliseert de moeite die je moet doen om te verbeteren. En ook de borging die noodzakelijk is, anders val je terug in de oude situatie.
De helling heeft een begin (noem het de situatie waar je nu bent met je team of afdeling) en een eind. Dat eind is het doel waar je naar toe wil. Door elke keer een PDCA te doorlopen kom je steeds dichter bij dat doel. Elke PDCA is in feite een experiment om dichter bij dt doel te komen. En van elk experiment leer je. Eigenlijk is dat de kern: experimenten en leren en daardoor dichterbij het einddoel komen.
Met het doorlopen van de PDCA cyclus ben je er echter nog niet.
Verder is van belang dat je aan de juiste problemen werkt. Dat betekent dat je goed moet weten wat jullie klanten verwachten en dat je moet weten wat het doel en de strategie van jouw organisatie is.
PDCA cyclus Plan Do Check Act activiteiten
De PDCA bestaat uit 4 onderdelen. De meest belangrijke is de P van Plan. Hier hoor je ook de meeste tijd aan te besteden!
De volgende stappen zijn in een PDCA te onderkennen:
- Definieer het probleem
- Verzamel de feiten
- Analyseer de feiten
- Genereer oplossingen
- realiseer en implementeer de gekozen oplossing
- controleer of het probleem echt weg is en stel eventueel bij
Stap 1 tm 4 zijn onderdeel van “Plan”. Het beste is hier met meerdere mensen aan te werken want dat verbetert de kwaliteit en het draagvlak.
Deze 6 stappen zijn nader uitgewerkt in concrete activiteiten die je per stap doet. Klik op onderstaande link om die concrete activiteiten te bekijken.
Uitdagingen bij het hanteren van de PDCA cyclus
1. het goed definiëren van het probleem en achterhalen van de feiten kosten tijd.
Je hebt tijd nodig om gedegen te werk te gaan, terwijl tijd beperkt aanwezig is binnen veel bedrijven. Het gevaar is dat er dan halfbakken maatregelen genomen worden die tijdelijk fungeren, maar na verloop van tijd steekt het echte probleem toch weer de kop op.
2. de PDCA cyclus heet eigenlijk PDSA cyclus.
Bij de afkorting PDSA, staat de S voor Study. En dat is de essentie: elke stap die je doet is eigenlijk een experiment om dichter bij het doel (de gewenste toestand) te komen. Als in een bepaalde stap maatregelen genomen zijn is de eerstvolgende vraag “wat hebben we geleerd”. Met andere woorden, het probleem hoeft niet in 1 keer te worden opgelost, maar elke stap moet je wel dichter bij de oplossing, die je wilt bereiken, brengen. Dit past naadloos in de ontwikkeling tot een intelligente organisatie.
3. het vinden van de kern-oorzaak is vaak lastiger dan je denkt.
Het probleem voor “de lift die te langzaam gaat” is niet een snellere lift, maar een spiegel in de lift (langzaam was namelijk niet het probleem, maar het probleem was dat mensen zich in de lift verveelden). De visgraat aanpak is bedoeld om aan de hand van mogelijke oorzaken te komen tot de kern-oorzaak (“root-cause’) zodat de echte oorzaak van het probleem blijvend wordt weggenomen.
4. maak het oplossen van problemen geen managers ding.
Medewerkers op de vloer weten exact wat er speelt. Door deze medewerkers te betrekken neemt de kwaliteit van de oplossing toe en dat zorgt ervoor dat tevens het draagvlak (acceptatie) voor de oplossing toeneemt. Gunstig voor de Effectiviteit van de oplossing want die is volgens de wet van Maier: E = K * A. (Effectiviteit is Kwaliteit maal Acceptatie)
5. geen data beschikbaar
Om een goede analyse te maken zijn data nodig. Het ontbreken van data kan tot gevolg hebben dat er oplossingen worden verzonnen vanuit de onderbuik. Dr. William Edwards Deming (hij heeft de PDCA cirkels, oftewel de cirkel van Deming groot gemaakt) heeft mooie uitspraken gedaan, waaronder deze ” In God we trust, all others must bring data”). Zonder data is de ontwikkeling tot een intelligente door data gedreven organisatie onmogelijk.
6. analytische vaardigheden ontbreken
Om een goede analyse te kunnen maken is bijvoorbeeld basiskennis van statistiek gewenst en zijn relevante prestatie indicatoren nodig. Het ontbreken van basale wiskundige vaardigheden betekent dat de kans kleiner wordt dat de achterliggende oorzaak wordt achterhaald.
Waar draait het in de PDCA cyclus werkelijk om?
Onderzoek laat zien dat 85% het er volledig mee eens is dat hun organisaties slecht waren in de probleemdiagnose, en 87% was het er volledig mee eens dat dit gebrek aanzienlijke kosten met zich meebracht.
In hetzelfde onderzoek wordt het patroon als volgt beschreven: aangespoord door een voorliefde voor actie, hebben managers de neiging om snel over te schakelen naar de oplossingsmodus zonder na te gaan of ze het probleem echt begrijpen.
En dit is de waarde van de PDCA-cyclus: vertragen! Doordat je gestructureerd vastlegt wat je bevindingen en acties zijn denk jij (en jouw team) beter na. En ja dat kost je tijd, maar het niet goed oplossen van een probleem kost je veel meer tijd.
PDCA cyclus: door te ‘vertragen’ boek je betere resultaten
Succesfactoren voor verbeteren.
In deze lijst met 15 succesfactoren voor succesvol verbeteren, worden onder andere de volgende succesfactoren genoemd:
- een heldere aanpak van een verbetering (nr. 7)
- een coachende stijl van leidinggeven (nr. 11)
Een heldere aanpak is bijvoorbeeld de Plan-Do-Check-Act cyclus, ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd. Verder in dit artikel zijn de onderdelen van de PDCA cyclus nader uitgewerkt.
De basis van de PDCA cyclus is dat je veel cycli doet, verbetert en daarvan leert en zo dichter bij het einddoel komt. Deze stappen helpen om jouw organisatie te ontwikkelen tot een klantgerichte en flexibele (agile) organisatie met betrokken medewerkers.
De coachende stijl gaat over de wijze waarop een verbeterteam (wat dus a.d.h.v. de PDCA cyclus aan de slag is) begeleid wordt door de manager. In het kort betekent dit dat de manager meer een coach is dan iemand is die antwoorden geeft. Van antwoorden leert het verbeterteam immers niet zo veel. Het boek van Mike Rother is hiervoor zeer aan te raden.
PDCA, Lean, Six Sigma en Lean Six Sigma
Naast de PDCA cyclus is er de bekende DMAIC cyclus uit de Six Sigma en Lean Six Sigma hoek. Beide cycli worden gebruikt in verbeteringstrajecten, maar er zijn subtiele verschillen. Bij welke omstandigheden de voorkeur uitgaat naar de PDCA cyclus of naar de DMAIC cyclus van Six Sigma kunt u in een apart artikel lezen.
FAQ PDCA
Wat is PDCA?
PDCA staat voor Plan Do Check Act. Dit is een wetenschappelijke bewezen aanpak voor het oplossen van problemen en het verbeteren van processen in organisaties. PDCA cyclus of PDCA cirkels omdat het een cyclisch systeem is waarbij de nadruk ligt op continu verbeteren. Met het doel: elimineren van fouten, verspillingen en andere problemen. Organisaties zouden moeten streven naar perfectie. Een PDCA cyclus plan helpt om continu te verbeteren en vernieuwen. Coimbee software helpt om PDCA cyclus overzichtelijk en uitvoerbaar te maken.
Waarom een PDCA cyclus?
Een systeem voor verbeteren en vernieuwen is een goed idee voor elke organisatie. Sterker nog, het is vaak essentieel dat een bedrijf een proces van continu verbeteren invoert om niet achter te lopen op concurrerende bedrijven. De PDCA cyclus is hiervoor een goede methodiek. De concurrentie zit niet stil en werkt ook hard om nog beter en sterker te worden. Coimbee is dan een handig hulpmiddel om de verbeteringen die u wilt bereiken, succesvol te realiseren.
Wat is de kwaliteitscirkel van Deming?
De Plan Do Check Act cyclus is het geesteskind van William Edwards Deming en wordt daarom ook wel de kwaliteitscirkel van Deming of kortweg de Deming cirkel genoemd. Hij borduurde overigens voort op het werk van Shewhart. Deming bestudeerde en ontwikkelde processen die gericht zijn op het continu verbeteren van organisaties. Hij gaf aan dat je dan leer- en verbetercirkels (de Deming cirkel) in het primaire proces moest inbrengen. En hij legde daarbij ook de nadruk op het verbeteren van de kwaliteit en de betrokkenheid van het management bij verbeteren en vernieuwen. En dat is o.a. waar Coimbee een sterke rol kan spelen. Coimbee levert niet alleen een goed overzicht van de lopende verbeteringen maar faciliteert ook het implementeren van de verbeteringen naar andere teams in de organisatie.
Wat zijn drempels voor verbeteringen?
Voor een succesvolle invoering van verbetersystemen, of dit nu bijvoorbeeld PDCA, Six Sigma, Kaizen of Lean manufacturing is, is het van belang dat de neuzen van alle betrokken partijen in dezelfde richting wijzen. Dus niet alleen op de werkvloer, maar ook het financieel management moet doordrongen zijn van het feit dat verbeteringen belangrijk zijn voor het voortbestaan van de organisatie. Voor succesvolle verbeteringen is het van belang om belemmerende onderliggende oorzaken weg te nemen, te zorgen voor een acceptabel realistisch en tijdgebonden proces en eenduidige prestatie indicatoren.
Hoe je beter het probleem kan definiëren
De oorspronkelijke bedenker van de PDCA cyclus is Walter A. Shewhart (1939).
In de jaren vijftig ontwikkelde William Edwards Deming door op het eerdere werk van Walter A. Shewhart en ontwikkelde zo de PDCA cyclus.
Zelf heeft Deming hem ook altijd de Shewhart-cirkel of PDSA-cyclus genoemd. Vaak wordt beweerd dat Deming zelf de term ‘Study’ van Shewhart heeft vervangen door de term ‘Check’ omdat dit beter aansluit bij de bedoeling van die stap. Dit is onjuist. Die verandering is door een Japanner doorgevoerd. Welke Japanner is niet bekend.
De PDCA cyclus staat voor de afkorting van de vier belangrijkste stappen in de cirkel: Plan, Do, Check en Act.
Waarom cyclus?
Het cyclische karakter van de kwaliteitscirkel van Deming garandeert dat de kwaliteitsverbetering continu onder de aandacht is. De indeling komt voort uit het wetenschappelijke proces zoals dat door Francis Bacon (Novum Organum, 1620) werd geformuleerd: hypothese – experiment – evaluatie.
De cyclus werkt als volgt:
- bepaal waar je staat en waar je naar toe wil (de gewenste of ideale situatie). Bijvoorbeeld het proces of jouw team doet nu 100 eenheden per dag en je wil naar 200 eenheden (bv orderregels of schadeclaims of paspoort aanvragen) per dag.
- als je met de PDCA aanpak werkt doe je PDCA-verbeteringen om zo dicht mogelijk bij die 200 te komen.
- Elke keer leer je en verbeter je. Maak de PDCA-verbeteringen of beter gezegd experimenten kortlopend, zodat je vaak kan leren.
Het benoemen van het probleem wat opgelost moet worden is een belangrijke stap en vergt vaak meer tijd dan in eerste instantie is bedacht. Veel voorkomend is dat er al in oplossingen gedacht wordt zonder dat het probleem en de feiten van de onderliggende oorzaken zijn geanalyseerd.
Kipling methode
De 5W1H (Kipling methode) helpt hierbij: wat, waar, wanneer, waarom, wie, hoe vaak
Ook de A3 tool is een zeer krachtige manier om problemen gestructureerd op te lossen. De A3 tool is een invulling van Plan Do Check Act cyclus. Het is sterk visueel en gericht op een goede communicatie.
Zo herken je een goede probleem-definitie
- Je mag er geen ‘Ja’ of ‘Nee’ op kunnen antwoorden
- Het bevat maar één centraal thema (anders meerdere definities)
- Voor een buitenstaander in één keer te begrijpen
- Niet persoonlijk
- Identificeert een eigenaar (probleem hebber)
- Geeft een duidelijke scope (bv. proces, tijd, etc.)
- Geeft helderheid over de consequenties
Voorbeeld hoe je een probleem met de PDCA cyclus kan oplossen.
Op de afdeling orderverwerking is de norm om 120 orders per dag te verwerken. Het team bestaat uit 8 medewerkers en elk van hen heeft voldoende kennis en vaardigheden om de dagelijkse orders te verwerken. Er is een teamleider die ook orders verwerkt, indien daar tijd voor is.
Probleem: niet alle dagen wordt de norm van 120 orders gehaald, zodat er achterstand ontstaat en sommige klanten ontevreden zijn.
Verbeterteam: de teamleider heeft 2 medewerkers uit het team aangewezen om samen met een verbeter-specialist dit probleem op te lossen.
Het team verzamelt de volgende feiten:
- per maand wordt de norm van 120 orders 4 van van de 2 dagen niet gehaald
- de dinsdag is vaak de dag dat de norm niet wordt gehaald
- de orders zijn geanalyseerd en er zijn 3 soorten orders onderkend: makkelijke, normale en moeilijke
- per soort order is achterhaald wat de duur is
- de verdeling van de soort orders blijkt op dinsdag iets anders te zijn, er zijn meer moeilijke orders dan andere dagen
- er is ook gekeken naar de bezetting qua medewerkers per dag en die blijkt op dinsdag iets minder te zijn dan normaal omdat het team dan werkoverleg voert
- ook is het proces in beeld gebracht en welke activiteiten daarbij horen, hieruit blijkt dat er extra wachttijd is bij de moeilijkere orders omdat daar toestemming van de teamleider voor nodig is
De kernoorzaak is de er op dinsdag te weinig capaciteit beschikbaar is voor de afhandeling van de moeilijkere orders.
Het verbeterteam bedenkt in een brainstorm de volgende mogelijke oplossingen:
- werkoverleg naar andere dag (maar dan is niet iedereen aanwezig)
- voorwerken op maandag zodat er dinsdag voldoende capaciteit is
- de toestemming van de teamleider anders organiseren zodat er geen wachttijd is
- bekijken of de benodigde tijd voor de makkelijke en normale orders verlaagd kan worden zodat er meer tijd beschikbaar is voor de moeilijkere orders
De volgende stap is het selecteren van de ‘beste’ oplossing. Dit is oplossing met een hoge slagingskans en lage inspanning. Je test deze oplossing en als succesvol dan implementeer je deze. Je houdt rekening met eventuele weerstand en hanteert hiervoor bijvoorbeeld het WWK-model
Vervolgens controleer je of het probleem echt is opgelost en neem je eventueel aanvullende maatregelen.
Vraag gratis het ebook aan en zie hoe dit team met de PDCA cyclus de productiviteit verbeterde.
