Wil jij de prestaties van je team of organisatie verbeteren? Op zoek naar een aanpak? Of naar bewezen succesfactoren?
Dit kennisartikel over ‘continuous improvement’ gaat je daarbij helpen. We gaan in onder andere in op de volgende onderwerpen over continu verbeteren:
- wat is continuous improvement en wat is het doel
- hoe pak je het aan en wat is PDCA
- wat is de rol van leidinggevenden
- het belang van verandermanagement kennis
- 20 succesfactoren
- 5 tips
Wat is continuous improvement?
Wellicht een open deur maar toch goed om even mee te starten: Continuous improvement is een voortdurend proces van het identificeren, analyseren en stapsgewijs verbeteren van systemen, processen, producten of diensten.
Het doel ervan is om de efficiëntie te vergroten, de kwaliteit te verbeteren en waarde te leveren, terwijl verspilling, variatie en defecten worden geminimaliseerd.
Het continuous improvement proces wordt aangedreven door voortdurende feedback (intern en vanuit klanten), samenwerking en data (feiten).
Lean, Six Sigma, Operational Excellence en Total Quality Management zijn onderwerpen die vaak gerelateeerd worden aan continuous improvement. Synoniemen zijn Kaizen, continu verbeteren en verbetermanagement.
Mindset
Continuous improvement staat ook bekend als ‘Kaizen’ in Japan, waar het concept zijn oorsprong vond. Kaizen betekent letterlijk ‘verandering ten goede’. Het gaat om het constante streven naar verbetering door het identificeren van inefficiënties, het oplossen van problemen en het optimaliseren van processen.
Besef dat het veel meer is dan tools of manieren om te verbeteren. Een belangrijk en vaak lastig element is de mindset (cultuur, gedrag).
De mindset is er een van collectieve verantwoordelijkheid en participatie. Het moedigt alle leden van een organisatie aan om bij te dragen aan verbeterprocessen, ongeacht hun positie. Het idee is dat iedereen waardevolle inzichten kan bieden over hoe dingen beter kunnen. Onderzoek van Syndey Yoshida laat dit mooi zien (zie afbeelding).
Leiderschap
Belangrijk is dat leidinggevende beseffen dat ze een cruciale rol spelen in het op gang brengen en houden van continuous improvement.
Het vraagt ook vaak nieuwe vaardigheden van leidinggevenden, denk aan
- zorgen voor een cultuur waar fouten gemaakt mogen worden. Fouten zijn leermomenten en moeten gebruikt worden om het proces en de werkinstructies en de training te verbeteren
- coachen, begeleiden en motiveren van medewerkers in plaats van instrueren
- medewerkers ‘uitdagen’ om te met suggesties te komen om het werk makkelijker, veiliger, sneller en leuker te maken.
- goed kunnen luisteren, doorvragen en samenvatten.
- empathisch, geduldig
- vertrouwen creeeren
- laten zien of merken dat ze ook niet alles weten; kwetsbaar opstellen
- doelgericht maar wel beseffen dat er meer is dan alleen het doel
Hoe pak je Continuous improvement aan?
Laten we beginnen met 1 verbetering:
- zorg dat je weet wat de klant verwacht
- als je dat weet, weet je ook wat de klant niet verwacht. Simpel gezegd noemen we dat verspillingen of waste
- door het werkproces in kaart te brengen kan je in het proces aangeven waar die verspillingen zitten
- haal vervolgens eerst 1 verspillingen weg en gebruik daar de PDCA aanpak voor
- daarna pak je de volgende op etc, zie afbeelding
De moeilijkheid is in het begin om voldoende tijd te nemen om het echte probleem goed te doorgronden. De PDCA aanpak helpt daarbij. Weet dat onderzoek laat zien dat 85% van het top-management vindt dat hun organisatie niet goed is in het oplossen van problemen.
De echte uitdaging is om die tijd te blijven maken om zo voortdurend te blijven verbeteren. Denk bij tijd aan een paart uurtjes per week.
Een krachtige manier om voldoende aandacht voor continuous improvement te blijven houden is de Dagstart. Het team komt dagelijks maximaal 10 minuten bij elkaar om de voortgang te bespreken. De Dagstart is de motor voor teamontwikkeling en de bron voor verbeter-suggesties.
Verbeterparadox
De vorige afbeelding laat zien de Verbeterparadox zien.
Als je te weinig kennis hebt is er een aarzeling om te starten met verbeteren. Als je te weinig tijd besteedt dan wordt je niet beter in Verbeteren.
Verbeteren wordt makkelijk als je het vaker doet.
Je doorloopt dan de fases zoals in de volgende afbeelding zijn weergegeven:
- onder de norm presteren
- op de norm presteren
- de norm verbeteren
Succesfactoren continuous improvement
Onderstaande afbeelding laat zien wat de rol van het MT is. Initieren maar vooral ook op gang houden. Zie ook de organisatie belangen en de persoonlijke belangen in de afbeelding.
Als laatste hebben we 20 succesfactoren opgesomd.
1 | Het MT initieert en benoemt de “sense of urgency’ voor het verbeter-traject en koppelt dit aan de visie en strategie. Bij voorkeur vertaald in een aansprekend veranderverhaal |
2 | Het MT heeft een “Leidende coalitie” benoemd en de besturing van het verbeter-traject geregeld inclusief bijpassend doelen en KPI’s |
3 | Er is een verbeterproces en verbetermethode |
4 | Er zicht op de huidige en gewenste verbetercultuur |
5 | Er is zicht op het Verandervermogen van de organisatie en de teams |
6 | Er is zicht op de Verandercapaciteit van de organisaties en de teams |
7 | Het verbeter-traject is zichtbaar binnen de organisatie. Successen worden actief gedeeld. |
8 | Er is ‘Eigenaarschap’ bij de teams |
9 | Er zijn spontane Ambassadeurs |
10 | Er is kennis over het onderwerp verbeteren (kunnen herkennen van verbeter-mogelijkheden en de aanpak van een individuele verbetering) |
11 | De kwaliteiten van de leidinggevenden zijn passend bij dit traject (coachend, transformationeel, gericht op verbeteren) |
12 | Er is zicht op de volwassenheid van elk team |
13 | Er is een klantgerichte houding en er is alertheid (‘customer centric’) |
14 | Er is actueel zicht op de status van alle verbeteringen per team en op organisatieniveau. Alle medewerkers hebben zicht op alle verbeteringen (transparantie). |
15 | Er is voldoende tijd om te kunnen verbeteren |
16 | Het verbeter-traject is primair gericht op Leren, Ontwikkelen en Experimenteren. Secundair op het verbeteren van prestaties. |
17 | Het MT laat regelmatig zien dat verbeteren belangrijk is en gewaardeerd wordt |
18 | Het MT stelt prioriteiten en zorgt dat teams onderling samenwerken aan de juiste verbeteringen. |
10 | Het gedrag dat je wil zien van MT, management en medewerkers is benoemd. |
20 | Er is een gericht actieplan om de bevindingen bij punt 3 tm 19 te verbeteren en regelmatig te evalueren hoe deze punten er voor staan (monitoring). |
Extra | Verbeteren staat in de functie-profielen van alle medewerkers |
Resultaten onderzoek
Recent uitgevoerd onderzoek laat zien dat de eigen inschatting (van de individuele invuller) qua bekwaamheid op het vlak van Verbeteren wordt ingeschat met een 7,7 terwijl men de organisatie scoort met een 6,2 als het gaat om de aanpak van verbeteringen.
Verandermanagement en Continuous improvement
De meest genoemde aspecten door de respondenten in datzelfde onderzoek om de 6,2 te verhogen gaan over:
- het meekrijgen van medewerkers,
- het motiveren/stimuleren van mensen om buiten de primaire werkzaamheden bezig te zijn met verbeteren.
- zorgen dat verbeteren onderdeel wordt van de bedrijfscultuur
Kennis over en aandacht voor het vakgebied Verandermanagement biedt hiervoor de antwoorden, zoals staat beschreven in dit ebook.
Highlights van het boek:
- lekker geschreven a.d.h.v. cases
- gaat goed in op hoe een probleem aangepakt moet worden
- heldere improvement-loop op blz 38
- ook in dit boek ontbreekt de rol van de leider niet; hier terecht genoemd coach; en uitgewerkt hoe dit moet plaatsvinden (blz 60)
- plus een duidelijke uitleg hoe continu verbeteren een blijvend succes kan worden
Auteur(s): Joakim Ahlstrom
Aantal pagina’s: 128
ISBN: 9780071835237
Tips
Tip 1 Lange adem
Denk bij continu verbeteren niet aan een traject van 1 of 3 jaar, maar eerder aan 5 tot 10 jaar. Veel bedrijven zoals Flora Holland of Volkers Wessels of Scania zijn al vele jaren bezig. Continu Verbeteren is “nooit” klaar. En dit betekent dat er gedurende die periode ook management aandacht voor nodig is.
Tip 2 Gedrag benoemen
Continu Verbeteren kan vele betekenissen hebben. Benoem binnen jouw organisatie wat het is en wat het niet is. En benoem vooral het gedrag wat je wil zien. Gedrag van directie, medewerkers en van leiding. Zo maak je het concreet en tastbaar en bespreekbaar.
Tip 3 Betrek HR / Learning & Development
Verbeteren vergt vaardigheden, daar kan HR cq Learning & Development bij helpen. Maar denk aan ook aan werving, functie-profielen en doorgroei. Verbeteren gaat ook over betrokkenheid (engagement) en plezier in het werk. Allemaal redenen om nauw samen te werken met HR cq Learning & Development. Met als bijkomend voordeel dat continu verbeteren breder gedragen wordt.
Tip 4 Benoem de verschillende rollen
Als verantwoordelijke voor continu verbeteren zijn er vele taken die gedaan moeten worden. Vanzelfsprekend kunnen die taken ook elders belegd worden.
We benoemen enkele rollen die we in de praktijk tegenkomen: idee makelaar, idee coach, rentmeester, teamcoach, verbeter-coach.
Een cruciale rol is die van Community Manager. De rol is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het onder de aandacht brengen van geboekte successen. Hij/zij kan nieuws en ontwikkelen verzamelen en verspreiden. Als moderator fungeren om medewerkers te stimuleren om bijvoorbeeld te reageren op ingebrachte ideeën. Doel is het promoten van continu verbeteren.
Tip 5 Niet afhankelijk maken van 1 iemand aan de top
We hebben in de afgelopen jaren ‘teveel’ voorbeelden gezien van succesvolle continu verbetertrajecten die na vertrek van de sponsor in de directie, tot stilstand kwamen. Zorg dat continu verbeteren aan de top breed gedragen wordt en zorg ook voor ambassadeurs op tactisch en operationeel niveau.
Lees verder op https://coimbee.com/nl/alles-over-verbeteren/
FAQ
Wat is het belang van continu verbeteren binnen een organisatie
Continu verbeteren zorgt ervoor dat processen, producten en diensten voortdurend worden geoptimaliseerd, wat leidt tot hogere efficiëntie, betere kwaliteit en uiteindelijk een hogere klanttevredenheid.
Welke factoren zijn cruciaal voor het succes van continu verbeteren?
Succesvolle implementatie van continu verbeteren hangt af van factoren zoals een cultuur van openheid, betrokken leiderschap, effectieve communicatie, beschikbaarheid van middelen en een gestructureerde aanpak.
Hoe kan een organisatie beginnen met continu verbeteren?
Organisaties kunnen beginnen door de juiste teams samen te stellen, problemen te identificeren, doelstellingen te definiëren en een gestructureerde methodologie te gebruiken, zoals PDCA (Plan-Do-Check-Act) of Lean Six Sigma.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het implementeren van continu verbeteren?
Enkele uitdagingen zijn weerstand tegen verandering, gebrek aan betrokkenheid van medewerkers, onvoldoende training, en een gebrek aan duidelijke doelstellingen of meetbare resultaten.
Hoe meet je de resultaten van continu verbeteren?
Resultaten kunnen worden gemeten door gebruik te maken van KPI’s (Key Performance Indicators), zoals vermindering van verspilling, toename van productiviteit, verbetering van kwaliteit, en verhoging van klanttevredenheid.
Wil je meer weten over Verbeteren, Lean of Betrokken medewerkers?
Doe dan mee aan ons komende webinar of boek een inspirerende online demo.