Wil jij de prestaties van je team of organisatie verbeteren? Op zoek naar een aanpak? Of naar bewezen succesfactoren?
Dit kennisartikel over ‘continuous improvement’ gaat je daarbij helpen. We gaan in onder andere in op de volgende onderwerpen over continu verbeteren:
- wat is continuous improvement en wat is het doel
- hoe pak je het aan en wat is PDCA
- wat is de rol van leidinggevenden
- het belang van verandermanagement kennis
- 20 succesfactoren
- 5 tips
Wat is continuous improvement?
Wellicht een open deur maar toch goed om even mee te starten: Continuous improvement is een voortdurend proces van het identificeren, analyseren en stapsgewijs verbeteren van systemen, processen, producten of diensten.
Het doel ervan is om de efficiëntie te vergroten, de kwaliteit te verbeteren en waarde te leveren, terwijl verspilling, variatie en defecten worden geminimaliseerd.
Het continuous improvement proces wordt aangedreven door voortdurende feedback (intern en vanuit klanten), samenwerking en data (feiten).
Lean, Six Sigma, Operational Excellence en Total Quality Management zijn onderwerpen die vaak gerelateeerd worden aan continuous improvement. Synoniemen zijn Kaizen, continu verbeteren en verbetermanagement.
Mindset
Continuous improvement staat ook bekend als ‘Kaizen’ in Japan, waar het concept zijn oorsprong vond. Kaizen betekent letterlijk ‘verandering ten goede’. Het gaat om het constante streven naar verbetering door het identificeren van inefficiënties, het oplossen van problemen en het optimaliseren van processen.
Besef dat het veel meer is dan tools of manieren om te verbeteren. Een belangrijk en vaak lastig element is de mindset (cultuur, gedrag).
De mindset is er een van collectieve verantwoordelijkheid en participatie. Het moedigt alle leden van een organisatie aan om bij te dragen aan verbeterprocessen, ongeacht hun positie. Het idee is dat iedereen waardevolle inzichten kan bieden over hoe dingen beter kunnen. Onderzoek van Syndey Yoshida laat dit mooi zien (zie afbeelding).
Leiderschap
Belangrijk is dat leidinggevende beseffen dat ze een cruciale rol spelen in het op gang brengen en houden van continuous improvement.
Het vraagt ook vaak nieuwe vaardigheden van leidinggevenden, denk aan
- zorgen voor een cultuur waar fouten gemaakt mogen worden. Fouten zijn leermomenten en moeten gebruikt worden om het proces en de werkinstructies en de training te verbeteren
- coachen, begeleiden en motiveren van medewerkers in plaats van instrueren
- medewerkers ‘uitdagen’ om te met suggesties te komen om het werk makkelijker, veiliger, sneller en leuker te maken.
- goed kunnen luisteren, doorvragen en samenvatten.
- empathisch, geduldig
- vertrouwen creeeren
- laten zien of merken dat ze ook niet alles weten; kwetsbaar opstellen
- doelgericht maar wel beseffen dat er meer is dan alleen het doel
Hoe pak je Continuous improvement aan?
Laten we beginnen met 1 verbetering:
- zorg dat je weet wat de klant verwacht
- als je dat weet, weet je ook wat de klant niet verwacht. Simpel gezegd noemen we dat verspillingen of waste
- door het werkproces in kaart te brengen kan je in het proces aangeven waar die verspillingen zitten
- haal vervolgens eerst 1 verspillingen weg en gebruik daar de PDCA aanpak voor
- daarna pak je de volgende op etc, zie afbeelding
De moeilijkheid is in het begin om voldoende tijd te nemen om het echte probleem goed te doorgronden. De PDCA aanpak helpt daarbij. Weet dat onderzoek laat zien dat 85% van het top-management vindt dat hun organisatie niet goed is in het oplossen van problemen.
De echte uitdaging is om die tijd te blijven maken om zo voortdurend te blijven verbeteren. Denk bij tijd aan een paart uurtjes per week.
Een krachtige manier om voldoende aandacht voor continuous improvement te blijven houden is de Dagstart. Het team komt dagelijks maximaal 10 minuten bij elkaar om de voortgang te bespreken. De Dagstart is de motor voor teamontwikkeling en de bron voor verbeter-suggesties.
Verbeterparadox
De vorige afbeelding laat de Verbeterparadox zien.
Als je te weinig kennis hebt is er een aarzeling om te starten met verbeteren. Als je te weinig tijd besteedt dan wordt je niet beter in Verbeteren.
Verbeteren wordt makkelijk als je het vaker doet.
Je doorloopt dan de fases zoals in de volgende afbeelding zijn weergegeven:
- onder de norm presteren
- op de norm presteren
- de norm verbeteren
Succesfactoren continuous improvement
Onderstaande afbeelding laat zien wat de rol van het MT is. Initieren maar vooral ook op gang houden. Zie ook de organisatie belangen en de persoonlijke belangen in de afbeelding.
Als laatste hebben we 20 succesfactoren opgesomd.
| 1 | Het MT initieert en benoemt de “sense of urgency’ voor het verbeter-traject en koppelt dit aan de visie en strategie. Bij voorkeur vertaald in een aansprekend veranderverhaal |
| 2 | Het MT heeft een “Leidende coalitie” benoemd en de besturing van het verbeter-traject geregeld inclusief bijpassend doelen en KPI’s |
| 3 | Er is een verbeterproces en verbetermethode |
| 4 | Er zicht op de huidige en gewenste verbetercultuur |
| 5 | Er is zicht op het Verandervermogen van de organisatie en de teams |
| 6 | Er is zicht op de Verandercapaciteit van de organisaties en de teams |
| 7 | Het verbeter-traject is zichtbaar binnen de organisatie. Successen worden actief gedeeld. |
| 8 | Er is ‘Eigenaarschap’ bij de teams |
| 9 | Er zijn spontane Ambassadeurs |
| 10 | Er is kennis over het onderwerp verbeteren (kunnen herkennen van verbeter-mogelijkheden en de aanpak van een individuele verbetering) |
| 11 | De kwaliteiten van de leidinggevenden zijn passend bij dit traject (coachend, transformationeel, gericht op verbeteren) |
| 12 | Er is zicht op de volwassenheid van elk team |
| 13 | Er is een klantgerichte houding en er is alertheid (‘customer centric’) |
| 14 | Er is actueel zicht op de status van alle verbeteringen per team en op organisatieniveau. Alle medewerkers hebben zicht op alle verbeteringen (transparantie). |
| 15 | Er is voldoende tijd om te kunnen verbeteren |
| 16 | Het verbeter-traject is primair gericht op Leren, Ontwikkelen en Experimenteren. Secundair op het verbeteren van prestaties. |
| 17 | Het MT laat regelmatig zien dat verbeteren belangrijk is en gewaardeerd wordt |
| 18 | Het MT stelt prioriteiten en zorgt dat teams onderling samenwerken aan de juiste verbeteringen. |
| 10 | Het gedrag dat je wil zien van MT, management en medewerkers is benoemd. |
| 20 | Er is een gericht actieplan om de bevindingen bij punt 3 tm 19 te verbeteren en regelmatig te evalueren hoe deze punten er voor staan (monitoring). |
| Extra | Verbeteren staat in de functie-profielen van alle medewerkers |
De start
Als je ooit hebt nagedacht over hoe je organisatie efficiënter kan werken, dan is continue verbetering misschien precies wat je zoekt. Maar, hoe begin je hiermee? Laten we duiken in de wereld van continue verbetering en ontdekken hoe je effectief kunt starten met de implementatie.
Een Sterke Basis Creëren
Visie en Doelen Stellen
Voordat je start, is het belangrijk om te weten waar je naartoe wilt. Stel duidelijke doelen die niet alleen meetbaar en haalbaar zijn, maar die ook in lijn zijn met de bredere bedrijfsstrategie. Denk eraan: zonder een kompas dwaalt het schip doelloos rond. Zorg ervoor dat iedereen binnen de organisatie deze visie begrijpt en ondersteunt.
Cultuur en Leiderschap
Een cruciaal aspect van continue verbetering is de betrokkenheid van het leiderschap. Het gaat erom dat leiders de cultuur van verbetering actief bevorderen en ondersteunen. Ze moeten als rolmodel dienen en hun teams aanmoedigen om deel te nemen aan het veranderproces. Zonder de juiste cultuur verandert je organisatie niet.
De Eerste Stappen
Werknemers Empoweren
Geef je medewerkers de vrijheid en middelen om verandering aan te brengen. Trainingen en workshops, zoals die over lean management of Kaizen, kunnen medewerkers helpen om te begrijpen hoe ze veranderingen effectief kunnen implementeren. Wanneer werknemers het gevoel hebben dat hun input waardevol is, worden ze de drijvende kracht van elke verbetering.
Verbetering start met een Pilot
In plaats van meteen grootscheeps veranderingen door te voeren, kun je beginnen met kleinschalige projecten. Dit zijn je proefballonnen. Ze geven je de kans om te leren zonder het risico van grote mislukkingen en kunnen succes zichtbaar maken. Vergelijk het met eerst in het pierenbadje springen voordat je de grote zee op gaat.
Waar Let je op?
Feedback en Communicatie
Ontwikkel systemen die constante feedback mogelijk maken. Regelmatige bijeenkomsten en “stand-ups” kunnen nuttig zijn om de voortgang te bespreken en direct in te spelen op problemen. Zonder voortdurend toezicht raken zelfs de beste plannen hun kracht kwijt. Zie het als een tuin die regelmatig moet worden onderhouden.
Succes Monitoren en Evalueren
Blijf de voortgang tegenover de gestelde doelen evalueren en wees niet bang om aanpassingen door te voeren. KPI’s zijn bijzonder nuttig om te meten hoe goed je op koers ligt. Door te leren van elke stap, versterk je niet alleen de verbetercultuur maar moedig je ook collectieve deelname aan binnen de organisatie.
Leiderschap
Lean is een manier om continu verbeteren vorm te geven. Leiderschap speelt hierin een belangrijke rol. Het doel van Lean is om verspilling te elimineren, processen te verbeteren en continu waarde te creëren voor de klant. In de context van leiderschap betekent dit dat leiders niet alleen gericht zijn op het verbeteren van processen, maar ook op het coachen en ontwikkelen van hun medewerkers, zodat zij zelfstandig kunnen bijdragen aan verbeteringen.
Kernprincipes van Lean Leiderschap:
1. Continu verbeteren (Kaizen):
Lean leiders promoten een cultuur van voortdurende verbetering. Ze moedigen medewerkers aan om actief deel te nemen aan het identificeren van inefficiënties en het ontwikkelen van oplossingen. Dit houdt in dat er een cultuur is waar leren en experimenteren wordt aangemoedigd, zonder angst voor fouten.
2. Empowerment van medewerkers
In Lean Leiderschap is het belangrijk dat medewerkers de ruimte krijgen om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en bij te dragen aan verbeteringen. Leiders zijn er om teams te ondersteunen, belemmeringen weg te nemen en de juiste middelen beschikbaar te stellen, zodat medewerkers effectief hun werk kunnen doen.
3. Gemba Walks
Een van de cruciale praktijken binnen Lean Leiderschap is de “Gemba Walk,” waarbij leiders naar de werkvloer gaan om de realiteit van processen en uitdagingen te zien en te begrijpen. Dit stelt leiders in staat om betrokken te zijn bij de daadwerkelijke werkomgeving en problemen vanuit de basis te begrijpen.
4. Visueel management en transparantie
Lean leiders bevorderen een transparante werkomgeving waarin visuele hulpmiddelen worden gebruikt om voortgang, knelpunten en prestaties te volgen. Dit helpt teams om snel afwijkingen te zien en te reageren. Een Dagstartbord is hierbij het ideale hulpmiddel.
5. Focus op lange termijn doelstellingen
– Lean leiderschap draait niet alleen om snelle verbeteringen, maar ook om duurzame verandering. Dit betekent dat leiders zich richten op het bereiken van lange termijn doelstellingen, in lijn met de bredere missie en visie van de organisatie, zonder concessies te doen aan de kwaliteit of waarden.
6. Leiders als coaches
In plaats van een traditionele top-down managementbenadering, fungeren Lean leiders als coaches. Ze zijn er om hun teams te begeleiden, te ontwikkelen en te ondersteunen bij het oplossen van problemen. Ze stellen vragen om medewerkers te helpen zelf antwoorden te vinden, in plaats van oplossingen op te leggen.
Het doel van Lean Leiderschap
Het doel is om een cultuur te creëren waarin medewerkers zich continu richten op het verbeteren van processen, het elimineren van verspilling en het leveren van waarde aan de klant. Dit vraagt van leiders dat zij niet alleen strategisch denken, maar ook dagelijks betrokken zijn bij de operationele processen en de groei van hun teams faciliteren.
Door deze principes toe te passen, kunnen Lean leiders effectievere teams ontwikkelen, processen optimaliseren en een cultuur van verbetering en betrokkenheid bevorderen.
Resultaten onderzoek
Recent uitgevoerd onderzoek laat zien dat de eigen inschatting (van de individuele invuller) qua bekwaamheid op het vlak van Verbeteren wordt ingeschat met een 7,7 terwijl men de organisatie scoort met een 6,2 als het gaat om de aanpak van verbeteringen.
Verandermanagement en Continuous improvement
De meest genoemde aspecten door de respondenten in datzelfde onderzoek om de 6,2 te verhogen gaan over:
- het meekrijgen van medewerkers,
- het motiveren/stimuleren van mensen om buiten de primaire werkzaamheden bezig te zijn met verbeteren.
- zorgen dat verbeteren onderdeel wordt van de bedrijfscultuur
Kennis over en aandacht voor het vakgebied Verandermanagement biedt hiervoor de antwoorden, zoals staat beschreven in dit ebook.
Highlights van het boek:
- lekker geschreven a.d.h.v. cases
- gaat goed in op hoe een probleem aangepakt moet worden
- heldere improvement-loop op blz 38
- ook in dit boek ontbreekt de rol van de leider niet; hier terecht genoemd coach; en uitgewerkt hoe dit moet plaatsvinden (blz 60)
- plus een duidelijke uitleg hoe continu verbeteren een blijvend succes kan worden
Auteur(s): Joakim Ahlstrom
Aantal pagina’s: 128
ISBN: 9780071835237
Tips
Tip 1 Lange adem
Denk bij continu verbeteren niet aan een traject van 1 of 3 jaar, maar eerder aan 5 tot 10 jaar. Veel bedrijven zoals Flora Holland of Volkers Wessels of Scania zijn al vele jaren bezig. Continu Verbeteren is “nooit” klaar. En dit betekent dat er gedurende die periode ook management aandacht voor nodig is.
Tip 2 Gedrag benoemen
Continu Verbeteren kan vele betekenissen hebben. Benoem binnen jouw organisatie wat het is en wat het niet is. En benoem vooral het gedrag wat je wil zien. Gedrag van directie, medewerkers en van leiding. Zo maak je het concreet en tastbaar en bespreekbaar.
Tip 3 Betrek HR / Learning & Development
Verbeteren vergt vaardigheden, daar kan HR cq Learning & Development bij helpen. Maar denk aan ook aan werving, functie-profielen en doorgroei. Verbeteren gaat ook over betrokkenheid (engagement) en plezier in het werk. Allemaal redenen om nauw samen te werken met HR cq Learning & Development. Met als bijkomend voordeel dat continu verbeteren breder gedragen wordt.
Tip 4 Benoem de verschillende rollen
Als verantwoordelijke voor continu verbeteren zijn er vele taken die gedaan moeten worden. Vanzelfsprekend kunnen die taken ook elders belegd worden.
We benoemen enkele rollen die we in de praktijk tegenkomen: idee makelaar, idee coach, rentmeester, teamcoach, verbeter-coach.
Een cruciale rol is die van Community Manager. De rol is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het onder de aandacht brengen van geboekte successen. Hij/zij kan nieuws en ontwikkelen verzamelen en verspreiden. Als moderator fungeren om medewerkers te stimuleren om bijvoorbeeld te reageren op ingebrachte ideeën. Doel is het promoten van continu verbeteren.
Tip 5 Niet afhankelijk maken van 1 iemand aan de top
We hebben in de afgelopen jaren ‘teveel’ voorbeelden gezien van succesvolle continu verbetertrajecten die na vertrek van de sponsor in de directie, tot stilstand kwamen. Zorg dat continu verbeteren aan de top breed gedragen wordt en zorg ook voor ambassadeurs op tactisch en operationeel niveau.
Lees verder op https://coimbee.com/nl/alles-over-verbeteren/
FAQ
Wat is het belang van continu verbeteren binnen een organisatie
Continu verbeteren zorgt ervoor dat processen, producten en diensten voortdurend worden geoptimaliseerd, wat leidt tot hogere efficiëntie, betere kwaliteit en uiteindelijk een hogere klanttevredenheid.
Welke factoren zijn cruciaal voor het succes van continu verbeteren?
Succesvolle implementatie van continu verbeteren hangt af van factoren zoals een cultuur van openheid, betrokken leiderschap, effectieve communicatie, beschikbaarheid van middelen en een gestructureerde aanpak.
Hoe kan een organisatie beginnen met continu verbeteren?
Organisaties kunnen beginnen door de juiste teams samen te stellen, problemen te identificeren, doelstellingen te definiëren en een gestructureerde methodologie te gebruiken, zoals PDCA (Plan-Do-Check-Act) of Lean Six Sigma.
Wat zijn de grootste uitdagingen bij het implementeren van continu verbeteren?
Enkele uitdagingen zijn weerstand tegen verandering, gebrek aan betrokkenheid van medewerkers, onvoldoende training, en een gebrek aan duidelijke doelstellingen of meetbare resultaten.
Hoe meet je de resultaten van continu verbeteren?
Resultaten kunnen worden gemeten door gebruik te maken van KPI’s (Key Performance Indicators), zoals vermindering van verspilling, toename van productiviteit, verbetering van kwaliteit, en verhoging van klanttevredenheid.
Wil je meer weten over Verbeteren, Lean of Betrokken medewerkers?
Doe dan mee aan ons komende webinar of boek een inspirerende online demo.
Academy
Volg de cursus "Verandermanagement voor verbeter-professionals". Klik op de afbeelding voor meer informatie >>>
Coimbee ondersteunt bij:
1. Productiviteit verbetering
2. Agile werken
3. ISO9001
4. Lean
5. Operational Excellence
6. Teamontwikkeling
7. Klantgericht werken
8. Werkplezier verbeteren