Zijn onze werkprocessen helder beschreven? Zo ja, waar vind ik die ? Zo nee, waarom niet?

If you can’t describe what you are doing as a process, you don’t know what you’re doing.- W. Edwards Deming (zie dit kennisartikel)

Waarom deze vraag

Deze vraag is relevant voor een team om verschillende redenen:

1. Duidelijkheid en consistentie: Helder beschreven werkprocessen zorgen ervoor dat iedereen in het team op dezelfde manier werkt en dezelfde verwachtingen heeft. Dit vermindert misverstanden en fouten.
2. Efficiëntie: Wanneer processen duidelijk zijn, kunnen teamleden taken sneller en met meer vertrouwen uitvoeren. Ze hoeven niet steeds te overleggen of te vragen hoe iets gedaan moet worden.
3. Transparantie: Door vast te leggen waar de werkprocessen te vinden zijn, wordt het voor iedereen toegankelijk en makkelijk om te raadplegen, vooral voor nieuwe teamleden of bij verandering van rollen.
4. Probleemidentificatie: Als processen niet duidelijk beschreven zijn, kan dit wijzen op hiaten in de organisatie of het management van het team. Het kan ook aanleiding zijn om te evalueren waarom dit zo is en waar verbetering nodig is.
5. Verantwoording en controle: Duidelijke processen maken het makkelijker om prestaties te meten en verantwoordelijkheid te nemen voor bepaalde taken of projecten. Het is duidelijk wie wat moet doen en hoe.
6. Continuïteit: Als processen goed gedocumenteerd zijn, kunnen teams beter omgaan met afwezigheid van teamleden of wisselingen in personeel. Er is een vast referentiepunt waar iedereen op kan terugvallen.

Door te vragen of de werkprocessen helder beschreven zijn en waar deze te vinden zijn, stimuleer je het team om kritisch te kijken naar hun werkstructuur en mogelijke verbeterpunten te identificeren.

Tip bij deze vraag

Deze vraag is altijd goed beantwoord, tenzij jullie vinden dat de kaart op de stapel met verbeteracties moet.