Cultuur van continu verbeteren creëren? 5 tips

Inhoudsopgave

Organisaties die actief bezig met continu verbeteren zijn vaak gericht bezig met het creëren van een cultuur van continu verbeteren, ook wel “in het DNA krijgen”,”way-of-working” of borgen van continu verbeteren genoemd.

Uit de 22 gesprekken die wij hebben gevoerd met verantwoordelijken voor Continu verbeteren binnen organisaties hebben we 8 hoofdgebieden en 50 aspecten verzameld die noodzakelijk zijn om succesvol en blijvend te verbeteren. Deze 8 hoofdgebieden moeten (stap voor stap) goed ingevuld worden om succesvol te worden en te blijven met verbeteren.

We benoemen ook nog 5 tips uit de praktijk om succesvol en blijvend te verbeteren.

8 succesfactoren voor de continu verbeter manager

De 8 hoofdgebieden kort uitgelegd

1.Strategie

De duidelijke strategie waaruit blijkt waarom continu verbeteren belangrijk en wat het doel is, is de basis. Een goed veranderverhaal wat medewerkers aanspreekt.

Dit geeft energie en richting, zodat duidelijk waarom en verbeterd moet worden maar ook welk soort verbeteringen van belang zijn. Bij een groei-strategie horen andere vebeteringen dan een strategie die op efficiency is gericht.

2. Besturing

Als de koers duidelijk is moet er ook op die koers gestuurd worden. Ook vanuit continu verbeteren. Dus wat is er bijgedragen? Welke teams zijn actief? Wat zit er in de pipe-line en waar moeten we extra aandacht aan geven. Doelen en KPI’s zijn hier belangrijk voor, maar ook KBI’s (Key Behavior Indicators).

3. Support

Wat is de rol van de afdeling ICT? En vooral die van HR. Continu verbeteren raakt de hele organisatie, dus iedereen levert support.

4. Methode

Een methode om te verbeteren is belangrijk. Het heeft houvast, zorgt voor uniformiteit zodat van elkaar geleerd kan worden. En het vergroot de kans op succes! PDCA is zo’n methode. Maar ook het proces van indien tot en met succes vieren is een belangrijke afspraak om te maken.

5. Skills

Training en opleiding plus coaching zijn belangrijk om de juiste skills op te bouwen.

6. Samenwerking

Onderling samenwerking in een team en tussen teams zijn noodzakelijk om het verbeterwiel op gang te brengen en te houden.

7. Klant / leverancier

Klanten maar leveranciers zijn onderdeel van het verbeterproces. Zij hebben wensen en ideeen. Gebruik deze ideeen.

8. Successen

Succes moet ‘gevierd’ worden. Succes zorgt voor vertrouwen en het vieren geeft een bevestiging van de ingeslagen weg. En het is een manier om waardering te tonen.

5 tips uit de praktijk

Het verandermanagement model van Kotter biedt voldoende houvast om de verandering naar een cultuur van Continu Verbeteren vorm te geven. Toch blijkt dat in de praktijk de succesratio van veranderen niet heel hoog te liggen. Ook voor Continu Verbeter trajecten is de succesratio niet hoog.

Onderzoek laat zien dat oorzaken voor het niet succesvol zijn van Continu Verbeter trajecten onder andere te maken hebben met strategie, leiderschap en ‘problem-solving skills’.

Uit de 22 gesprekken die wij hebben gevoerd met verantwoordelijken voor Continu verbeteren binnen organisaties hebben we 8 hoofdgebieden en 50 aspecten verzameld die noodzakelijk zijn om succesvol en blijvend te verbeteren. Belangrijk is om als organisatie eerst te weten waar je staat (bv met het volgende volwassenheidsmodel) met continu verbeteren omdat deze tips hiermee relatie hebben.

Korte toelichting op dit volwassenheidsmodel: fase 1 kenmerkt zich door reactief te verbeteren (brandjes blussen). In fase 2 zijn enkele teams actief met verbeteringen en de verbeteringen zijn gericht op elk eigen team. In fase 3 zijn de verbeteringen team-overstijgend. De quick-wins cq het laag-hangend fruit is op en de verbeteringen zijn iets complexer en vergen samenwerking tussen teams. In fase 4 zijn de verbeteringen gericht op de strategie en fase 5 zijn klanten en leveranciers betrokken.

Coimbee helpt je bij het creëren van die cultuur van Continu Verbeteren. Vraag hier een vrijblijvende demo aan.

De volgende tips om een cultuur van continu verbeteren te creëren, zijn gericht op het maken van de stap van fase 2 naar 3.

Tip 1 Lange adem

Denk bij continu verbeteren niet aan een traject van 1 of 3 jaar, maar eerder aan 5 tot 10 jaar. Veel bedrijven zoals Flora Holland of Volkers Wessels of Scania zijn al vele jaren bezig. Continu Verbeteren is “nooit” klaar. En dit betekent dat er gedurende die periode ook management aandacht voor nodig is.

Tip 2 Gedrag benoemen

Continu Verbeteren kan vele betekenissen hebben. Benoem binnen jouw organisatie wat het is en wat het niet is. En benoem vooral het gedrag wat je wil zien. Gedrag van directie, medewerkers en van leiding. Zo maak je het concreet en tastbaar en bespreekbaar.

Tip 3 Betrek HR / Learning & Development

Verbeteren vergt vaardigheden, daar kan HR cq Learning & Development bij helpen. Maar denk aan ook aan werving, functie-profielen en doorgroei. Verbeteren gaat ook over betrokkenheid (engagement) en plezier in het werk. Allemaal redenen om nauw samen te werken met HR cq Learning & Development. Met als bijkomend voordeel dat continu verbeteren breder gedragen wordt.

Tip 4 Benoem de verschillende rollen

Als verantwoordelijke voor continu verbeteren zijn er vele taken die gedaan moeten worden. Vanzelfsprekend kunnen die taken ook elders belegd worden.

We benoemen enkele rollen die we in de praktijk tegenkomen: idee makelaar, idee coach, rentmeester, teamcoach, verbeter-coach.

Een cruciale rol is die van Community Manager. De rol is bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het onder de aandacht brengen van geboekte successen. Hij/zij kan nieuws en ontwikkelen verzamelen en verspreiden. Als moderator fungeren om medewerkers te stimuleren om bijvoorbeeld te reageren op ingebrachte ideeën. Doel is het promoten van continu verbeteren.

Tip 5 Niet afhankelijk maken van 1 iemand aan de top

We hebben in de afgelopen jaren ‘teveel’ voorbeelden gezien van succesvolle continu verbetertrajecten die na vertrek van de sponsor in de directie, tot stilstand kwamen. Zorg dat continu verbeteren aan de top breed gedragen wordt en zorg ook voor ambassadeurs op tactisch en operationeel niveau.

Tip2: wat wordt van medewerkers en leiding verwacht?

Om structureel en succesvol te verbeteren zijn de volgende aspecten belang voor een leidinggevende:

coachend, inspirerend, prikkelend, medewerkers ontwikkelen
weten wat er speelt, zichtbaar op de werkvloer
vragen stellen, luisteren, doorvragen
probleem analyse, vinden van de kern-oorzaak
doelen stellen, KPI’s formuleren en resultaten delen
feedback geven en ontvangen

Wat er van medewerkers verwacht wordt is de afbeelding aangeven.

Toelichting hierop is:

Denken vanuit de klant

Veel medewerkers denken dat hard werken de norm is. De klant wil geen hoge productiviteit. De klant wil in het algemeen de hoogste kwaliteit, tegen de laagste kosten en geleverd binnen de kortste doorlooptijd. Door goed te weten wat de klant wil en verwacht, zijn medewerkers beter in staat om verbeteringen en vernieuwingen te bedenken.

Blijf je verbazen

Als goed bekend is wat de klant verwacht dan is het vaak nog lastig om verbeteringen en vernieuwingen te bedenken. Als medewerker zou je eigenlijk elke dag moeten kijken naar het werk alsof het de eerste werkdag is. Het kunnen herkennen van verspillingen is waar medewerkers in getraind moeten worden.

Experimenteren

Verbeteringen bedenken is niet voldoende. het gaat ook om verbeteringen succesvol te realiseren. Probeer iets uit en leer wat wel werkt en wat niet werkt.

Baseer je op de feiten

Meten en analyseren van de feiten is belangrijk en helaas soms tijdrovend. Maar het zorgt er wel voor dat duidelijk is waar het om gaat en wat de kern-oorzaak van een probleem is.

Doorvragen

Neem geen genoegen met halve waarheden, meningen of opinies. Vraag door en gebruik de eerder genoemde feiten. En ja dit kost tijd, maar die tijd ga je terugwinnen doordat je in 1 keer de goede oplossing realiseert.

Samen

Twee weten meer dan 1. Werk samen aan een verbetering. Liefst met medewerkers uit andere teams. Dit zorgt niet alleen voor een betere oplossing maar ook voor meer draagvlak voor de gekozen oplossing.

Leren van fouten

Fouten maken mag. Benoem de gemaakte fouten en leer hiervan. Wijs geen schuldige aan, maar kijk hoe het proces zo ingericht kan worden dat er geen fouten gemaakt kunnen worden.

Borgen continu verbeteren

Zorgen dat continu verbeteren een blijvende activiteit is, is dus niet zo eenvoudig. De praktijk laat zien dat het accent moet liggen op Verandermanagement. De kern bij continu verbeteren is namelijk niet het proces van verbeteren maar zorgen dat medewerkers, management en directie dit proces omarmen. Onderwerpen als draagvlak creëren, omgaan met weerstand en betrokkenheid zijn van belang.

Lees hier welke uitdagingen de verantwoordelijken voor continu verbeteren in de praktijk tegenkomen.

Verbeteren is geen doel op zich. Verbeteren is manier om de strategie van een organisatie te realiseren. Zo’n strategie kan bijvoorbeeld zijn om Operational Excellence te worden. De bouwblokken hiervoor staan in dit kennisartikel beschreven.

Starten met een verbetermethode (verbeterproces) en verbeteraanpak is stap 1. De rol van het MT blijkt cruciaal te zijn.

Coimbee ebook de rol van het MT bij verbeteren

Vraag het gratis ebook aan en ontvang dit direct in je email.

Het zijn niet de verbetertools die zorgen voor succes. Het succes zit in mensen en hun gedrag. Het benoemen en monitoren van gedrag plus de feedback op gedrag is wordt te weinig gedaan, maar is voorwaardelijk voor die gewenste verbetercultuur (zie afbeelding).

Gebrek aan tijd is een veel gehoord argument om niet of te weinig met verbeteren bezig te zijn. Veelal blijkt er ook gebrek aan kennis aan dit argument ten grondslag te liggen. Door niet te verbeteren bouw je geen kennis op en als je te weinig kennis hebt dan ga je niet met verbeteren aan de slag.

Willem Nooij

Linkedin profiel Willem

Dit artikel is geschreven door Willem Nooij.

Samen met Ben van Berkel is hij oprichter en eigenaar van www.vavia.nl en coimbee.com

Het specialisme van Willem is Verbeteren en Verandermanagement. Met dat specialisme is hij bij vele bedrijven succesvol actief (geweest).

“Ik schrijf graag over mijn vakgebied om mijn kennis te delen, anderen te inspireren en om feedback te krijgen. Een andere reden om mijn kennis te delen is dat ik graag zou zien dat de kennis en kunde van medewerkers beter benut worden omdat ik geloof dat dit zorgt voor toename in het plezier in het werk. Werk is volgens mij een plaats waar talenten worden benut en ontwikkeld, waar leren en presteren samengaan. Waar vanuit passie een zinvolle bijdrage wordt geleverd aan de eigen ambitie en die van de organisatie. Ik geloof in Succesvolle organisaties door Schitterende Mensen.”

Als je geinteresseerd bent in de tips uit de praktijk dan kan je een gratis en vrijblijvend, digitaal 1 op 1 gesprek van 15 minuten met Willem aanvragen.

Ik ben geinteresseerd in de tips

Verbeteren en KPI’s

Zoals aangegeven in het begin van dit kennisartikel zijn doelen en KPI’s van belang. Het geeft richting en het is een middel om te sturen.

Bij KPI’s is het belangrijk om onderscheid te maken tussen leading en lagging indicators. Stel mijn gewicht doelstelling is 85kg dan is dit een lagging indicator. De leading indicators zijn bijvoorbeeld de hoeveelheid voedselinname of het verbruik.

Key Behavior Indicator

Vergeet niet om naast KPI’s ook KBI’s af te spreken. Welk gedrag wordt verwacht? Hier kan je dan op monitoren en op sturen. Benoem ten eerste niet teveel nieuw gedrag (want het aanleren van nieuw gedrag is best lastig) en ten tweede benoem waarneembaar gedrag, dus niet zoiets als pro-actieve houding of klantgericht. Je moet het kunnen zien en kunnen meten.

Wat meet je bij verbeteren?

Bij verbeteren kan je de volgende aspecten meten:

a. de prestatie resultaten, bijvoorbeeld een korte doorlooptijd of betere kwaliteit of lagere kosten

b. de verbeter resultaten, bijvoorbeeld het aantal ingediende of gerealiseerde verbeteringen

c. het gedrag wat hoort bij verbeteren (inderdaad de KBI’s).

Wil je meer weten over Verbeteren, Lean of Betrokken medewerkers?

Doe dan mee aan ons komende webinar of boek een inspirerende online demo.

Onze webinars richten zich op organisaties waar 1 of meerdere van de volgende vragen spelen:

Dat het proces van verbeteren op gang komt en blijft
Dat de denkkracht van alle medewerkers benut wordt
Dat verbeteringen blijvend zijn (borging)
Dat Iedereen verbeteringen op dezelfde manier doet (uniformiteit)
Dat we van elkaar leren en zo beter verbeteren
Dat duidelijk is wat de bijdrage aan de strategie is
Dat duidelijk is welke teams actief zijn met verbeteren
Dat het MT haar rol pakt m.b.t. verbeteren

Onze droom

Wat zou het mooi zijn als iedereen elke dag met plezier zijn werk heeft gedaan. Als het energie heeft opgeleverd en dat die energie thuis wordt gebruikt voor de familie. Werk is een plaats waar je jouw talenten benut en ontwikkelt, waar je leert en presteert. Waar je vanuit passie een zinvolle bijdrage levert aan je eigen ambitie en die van jouw organisatie. Zo word je samen elke dag beter: individueel, als team en als organisatie. Daar dragen wij graag aan bij. Succesvolle organisaties door Schitterende Mensen.