Eigenlijk een rare vraag. Stel je voor dat een tandarts zich die vraag stelt: welke tools kan ik gebruiken. Beter is dat de tandarts eerst nadenkt wat er aan de hand is om dan te besluiten hoe hij het gaat aanpakken en welke tools daarbij horen.
Inderdaad als verbeteraar moet je eerst weten wat er aan de hand is. Eerlijk is eerlijk: kennis van de tools kan ook helpen om een betere diagnose te doen. Door Lean leer je anders kijken.
Maak eerst een diagnose. Breng in beeld wat de klant verwacht (Voice of the Customer is hiervoor de Lean tool) en wat de KPI’s zijn. Kijk hierbij niet alleen naar zaken als doorlooptijd of kwaliteit maar ook naar plezier in het team of ziekteverzuim.
Onderstaand schema laat al een aantal Lean tools zien die je kan gebruiken. We bespreken ze zo.
Bovenstaand schema laat een aantal Lean tools zien die je kan gebruiken.
Value is het eerste principe van Lean. Welke waarde (value) verwacht de klant. Dit kan je in beeld brengen met een zogenaamd Kano model. Kennis van wat de klant wenst is niet het exclusief domein van de afdeling Commercie. Ook in de operationele en ondersteunende afdelingen moet bekend zijn wie de klant is en wat die verwacht.
Om je proces in beeld te brengen zijn er vele manieren. Een swim-lane, Makigami, SIPOC of Value Stream Map (dat is de officiele manier in Lean). De kracht van een VSM is dat er tevens gegevens zijn opgenomen over de takttijd, cycletime, leadtime en procestime. Om die te verzamelen heb je soms best wel wat tijd nodig indien ze niet reeds voorhanden zijn. Deze gegevens zijn nodig om je in de probleemanalyse te kunnen baseren op feiten en niet op meningen. Hierdoor wordt de kans groot dat je de echte oorzaak van het probleem (de rootcause) vindt.
Binnen Lean zijn er 8 soorten verspillingen. Eenvoudig te onthouden via TIMWOODS. Bekijk je proces en benoemen de verspillingen in dit proces (en vaak zijn dat er heel veel dus stop niet bij 3 verspillingen).
5S is een manier om orde, netheid en veiligheid op de werkplek te creeren. Denk bij werkplek aan je buro, je afdeling, het printerhok, de pantry, de werkplaats of het magazijn.
De eerste stap is alles op te ruimen wat je niet nodig hebt. Daarna zorg je voor een vaste plek en zorg je vervolgens dat alles op je werkplek schoon is en werkt. Denk aan je bestellade thuis: daar ligt alles netjes geordend en als je een mes pakt om dat mooie stuk vlees te snijden, dan weet je dat dit mes schoon en scherp is. Voor meer informatie over 5S klik hier.
In een omgeving met machines is het Lean begrip Total Productive Maintenance van toepassing. OEE (Overall Equipment Effectiveness) is de manier om de effectiviteit van een machine te bekijken. Kijk naar de Beschikbaarheid, de Prestatie en de geleverde Kwaliteit. Druk dat uit in percentages en vermeningvuldig die 3 percentages en je hebt een mooi kengetal (wat boven de 45% moet liggen).
Papier en data zijn mooi, maar het echte werk doe je door op de werkvloer te kijken wat er werkelijk gebeurt. Go to the Gemba en praat en kijk, zodat je echt snapt wat er aan de hand is. Maak eventueel foto’s of film (vraag wel om toestemming) en bestudeer deze. Ik beloof je elke keer dat je kijkt zie je weer meer interessante aspecten
Met de Plan – Do – Check – Cyclus heb je een krachtige manier om problemen structureel op te lossen. De eerste keer denk je “wat een hoop werk en gedoe”, maar na verloop van tijd ga je het waarderen en wil je niet meer zonder. De kern van deze PDCA aanpak is dat je niet te snel naar conclusies springt. Eerst denken dna pas doen. De meeste tijd besteed je dan ook aan de Plan fase. Hier verzamel je alle informatie over het probleem. Pas als je dat duidelijk hebt ga je nadenken over de oplossing.
Een visgraat diagram (fishbone of Ishikawa) helpt je om mogelijke oorzaken te vinden. Het is in feite een brainstorm hulpmiddel. De kop van de vis is het probleem en de graten zijn de oorzaken, vaak opgedeeld in $ of 6M’s
Dit is een krachtige manier om tot de kernoorzaak van het probleem te komen (de rootcause).
Bekijk dit voorbeeld maar eens of de bijgevoegde video
1. Waarom hebben we kortsluiting?
– Omdat de kabels tegen elkaar aan zijn gekomen
2. Waarom zijn de kabels tegen elkaar aan gekomen?
– Omdat er geen plastic bescherming op zat
3. Waarom zat er geen plastic bescherming op?
– Omdat de muizen ze hebben kapot gebeten
4. Waarom hebben de muizen dat gedaan?
– Omdat ze op zoek zijn naar voedsel
5. Waarom zijn ze op zoek naar voedsel?
– Ze vinden altijd wel wat te eten in onze kantine
6. Waarom vinden ze daar te eten?
– Omdat er niet goed wordt opgeruimd
Je wil niet dat het oorspronkelijke probleem na verloop van tijd weer terugkeert. Dit voorkom je door een goede analyse, maar ook door passende training en geschikte werkinstructies (en toezicht dat er volgens die werkinstructies wordt gewerkt).
De Dagstart helpt je om prestaties en doelen inzichtelijk te maken en te bespreken. Tevens draagt de Dagstart bij aan de ontwikkeling van je team en is het de motor voor verbeter-suggesties. Elke dag (inderdaad, want dan wordt het een gewoonte) 10 minuten, staand overleggen hoe gisteren is gegaan (en wat daarvan te leren is) en of er vandaag knelpunten te verwachten zijn.
Zaken visueel maken zorgt voor transparantie en betrokkenheid. Een bord waar alle verbeteringen op staan met de status en de trekker is een Kanban verbeterbord. Om dat bord goed te laten werken zijn er wel wat spelregels: werk nooit aan 2 of meer verbeteringen tegelijk en werk van rechts naar links (dus pas iets oppakken als iets anders afgerond is).
Je wil natuurlijk niet eenmalig verbeteren. Je wil continu verbeteren zodat verbeteren een gewoonte wordt.
Dat betekent dat je niet alleen de tools ndoig hebt. Je hebt ook Lean management nodig. En je hebt betrokken medewerkers nodig zodat de verbetercultuur kan ontstaan.
Lean is in de kern niet moeilijk. Je leert het in een opleiding van 2-4 uur en je kan dan al aardig wat doen.
Maar vergis je niet. Dit maakt Lean toch wel lastig:
Het gaat dus ook om het aanleren (en afleren) van gedrag
Volg de cursus "Verandermanagement voor verbeter-professionals". Klik op de afbeelding voor meer informatie >>>
Coimbee ondersteunt bij:
1. Productiviteit verbetering
2. Agile werken
3. ISO9001
4. Lean
5. Operational Excellence
6. Teamontwikkeling
7. Klantgericht werken
8. Werkplezier verbeteren
