Kaizen software nodig?

Gebruik dan deze handige tips en checklist

Organisaties moeten zich constant verbeteren en vernieuwen om de concurrentie voor te blijven en om aan de verwachtingen van de klant te voldoen.

Continu Verbeteren = Kaizen

Door gericht aandacht te geven aan continu verbeteren ontstaat er een wendbare (Agile) en flexibele organisatie die in staat is maximale klantwaarde te leveren. Kaizen is de Japanse naam voor verbeteren. Kaizen is geen project maar een bedrijfsproces dat je dagelijks uitvoert. Dit proces moet op gang gebracht worden en het moet op gang gehouden worden. De ondersteuning via Kaizen software draagt hier volop aan bij. Maar waar moet die Kaizen software oplossing aan voldoen?

Kaizen zit diep in de Japanse cultuur geworteld, toch zijn er ook vele Westerse bedrijven succesvol zijn met Kaizen.

Kaizen is een filosofie met als betekenis “veranderen ten goede” en vaak vertaald naar “continu verbeteren”.

Een andere definitie is “uiteen halen en opnieuw in elkaar steken op een betere manier”. Datgene wat uiteen gehaald wordt is meestal een proces, een systeem, een product of een dienst.

Kaizen software eisen en wensen

Om goed te bepalen waar Kaizen software aan moet voldoen is het van belang om eerst het Kaizen proces duidelijk te beschrijven

Dit proces is simpel: stap 1 is een verbeter-idee bedenken en vervolgens realiseren. Maar zodra er meerdere verbeter-ideeën zijn ontstaat er ook een stap waarin verrijking en selectie moet plaatsvinden (bij voorkeur niet door een groep van ‘wijze mannen’ maar door het team zelf). En het is raadzaam om een stap te hebben na afronding van een verbeter-idee waarin het succes gevierd wordt. En als laatste zijn rapportage en sturing van belang bijvoorbeeld via een dashboard.

Schematisch zijn dit dan de Kaizen processtappen op hoofdlijnen:

Welke gegevens leg je vast?

De volgende vraag is dan welke gegevens nodig zijn om dit proces van continu verbeteren uit te voeren.

De bron is de medewerker met een verbeter-idee. Deze medewerker hoort bij een team of afdeling. Dan is informatie nodig over het verbeter-idee zelf, denk dan aan wat het kost en wat het idee oplevert. Maar ook wie er betrokken zijn bij de realisatie en informatie over de status. En niet te vergeten de acties die uitgevoerd moeten worden om het idee succesvol te realiseren.

Een simpele weergave middels een “data-model” ziet er dan bijvoorbeeld zo uit:

Naast de functies voor de ondersteuning voor dit proces is natuurlijk een handige zoekfunctie van belang.

En de IT-oplossing moet middels een user-id en wachtwoord beveiligd worden.

Doordat alle verbeter-ideeën opgeslagen blijven, ontstaat er een kennis-databank waar medewerkers gebruik van kunnen maken. Bijvoorbeeld om te leren van eerdere verbeteringen. Hiermee komt het succes van verbeteringen op een hoger niveau.

Visueel aantrekkelijk

Een IT-oplossing moet niet alleen een proces ondersteunen en vergemakkelijken. Het moet ook visueel aantrekkelijk zijn en intuïtief.

Voor het proces van Continu Verbeteren zijn visueel aantrekkelijke digitale verbeterborden (Kanban) tegenwoordig een must.

Verbeter-methode (PDCA cyclus)

Onderzoek laat zien dat 85% van de gevraagde CEO / COO / CFO / CIO het er volledig mee eens is dat hun organisaties slecht waren in de probleemdiagnose, en 87% was het er volledig mee eens is dat dit gebrek aanzienlijke kosten met zich meebracht.

Een veel gebruikte verbeter-methode zoals de PDCA-cyclus is daarom aan te raden. En ook deze PDCA-cyclus hoort in de professionele IT-oplossing thuis.

De PDCA-cyclus wordt ook wel de Deming-cirkel genoemd, naar de bedenker hiervan. Het is een wetenschappelijke methode om gestructureerd en blijvend een probleem op te lossen cq. om dichter bij de gewenste doeltoestand (eindsituatie) te komen.

Kaizen software oplossing 2.0

Organisaties die het proces van Continu Verbeteren op een nog hoger niveau uitvoeren, leggen in de IT-oplossing ook de volgende data vast, inclusief de bijhorende functies:

Klant informatie, zoals eisen en wensen van de klant
Waardering voor een verbeter-idee in de vorm van Like, Follow en Share en Commentaar, zodat medewerkers elkaar motiveren en stimuleren;
De relatie van een verbeter-idee met de strategie van het bedrijf, zodat duidelijk wordt waar aan wordt bijgedragen;
De herkomst van een verbeter-idee om te analyseren wat de grootste bron van verbeter-ideeën

Succesfactoren voor de invoering van Kaizen software

Het “over de muur gooien” heeft bij de invoering van een IT-oplossing nog nooit gewerkt. Ook voor deze Kaizen software zal dit doordacht moeten plaatsvinden. Begin bijvoorbeeld met een pilot en richt je op kleine verbeter-ideeën. Boek succes en bouw uit.

Onderzoek laat zien dat Continu Verbeteren 5x zoveel oplevert dan grote projecten die vanuit de directie worden gestart. Tel daarbij op dat continu verbeteren ook zorgt voor meer betrokkenheid bij medewerkers. Alle reden dus om Continu Verbeteren serieus te nemen en vanuit IT goed te ondersteunen.

Kaizen software checklist

Gebruik deze Kaizen software checklist om je eigen wensen en vast te leggen. Vul per eis/wens het belang in (bv 10 is heel belangrijk, en 1 is onbelangrijk). En geef een score van 0 tot 10 voor de mate waarin een bepaalde eis/wens aanwezig is in de door jou bekeken Kaizen software oplossing. De oplossing met de meeste punten zou dan de beste oplossing moeten zijn, hoewel de prijs en condities dan ook een rol spelen.

Nr	Wensen en eisen	Belang	Toelichting	Score	Totaal
1	Eenvoudig, gemakkelijk		Een goed werkend systeem wordt bepaald door het gemak en de eenvoud. Natuurlijk moet het systeem doen wat het moet doen, maar gebruikersgemak moet niet onderschat worden
2	Systeem moet 24*7 beschikbaar zijn		Het bedenken van een verbeter-idee gebeurt vaak spontaan. Het vastleggen moet daarom op elk moment van de dag kunnen plaatsvinden. Voor bedrijven die ook buiten kantoortijden actief zijn is 24 * 7 beschikbaar zijn.
3	Indienen		Dit betreft het indienen van een mogelijke verbetering. Tip: maak de drempel zo laag mogelijk. Dus liever zo min mogelijk gegevens. Later in het proces kunnen die wel aangevuld worden
4	Selecteren, Kanban		Er zijn vaak meerdere verbeter-ideeën en beperkte capaciteit om die op te pakken. Selectie en een overzichtelijk verbeterbord zijn daarom nodig
5	Realiseren, PDCA / A3		Dit is de kern van Kaizen: verbeteren. Een duidelijke PDCA / A3 ondersteuning is nodig
6	Status vastleggen		Elke verbetering doorloopt een aantal stadia. In 1 oogopslag moet duidelijk zijn in welk stadium het idee zich bevindt
7	Like		Om de cultuur van verbeteren te bevorderen kunnen medewerkers een verbeter-idee voorzien van een Like
8	Follow		Interessante verbeter-ideeën kunnen gevolgd worden
9	Share		Interessante verbeter-ideeën kunnen gedeeld worden
10	Commentaar		Om de kwaliteit van de ideeën te vergroten en het draagvlak te verbeteren kunnen medewerkers reacties op een verbeter-idee vastleggen
11	Acties		Diverse acties welke horen bij een verbeter-idee inclusief toewijzen aan uitvoerende(n) plus signalering indien ingevoerde start/einddatum dreigt te verlopen
12	Documenten		Per verbeter-idee vastleggen van bv een verslag, rapport of meting
13	Dagstart		Ondersteuning van de dagelijkse stand-up meeting
14	Successen		Afgeronde successen betitelen als succes, welke zichtbaar zijn voor de gehele organisatie
15	Plezier in het werk		Doordat medewerkers regelmatig gebruikmaken van de Kaizen software is het eenvoudig om ook te vragen naar de mate van Plezier in het werk. Op teamniveau zijn die cijfers dan weer aanleiding om te bekijken of en hoe het beter kan.
16	Dashboard		Een realtime overzicht met de status en financiele resultaten is de basis om te sturen.
17	Export		Indien nodig voor andere systemen kunnen de opgeslagen gegevens eenvoudig geexporteerd worden
18	Lessons Learned		Elke verbetering is ook een leermoment. Door deze leermomenten vast te leggen kunnen andere medewerkers daar gebruik van maken. Zo wordt het systeem een kennisbron voor de hele organisatie
19	Koppeling strategie		Verbeteringen moeten een relatie met de bedrijfsstrategie hebben. Door de verbeteringen te koppelen aan de zelf benoemde strategische initiatieven ontstaat er zicht en stuurmogelijkheden.
20	Herkomst		Voor analyse doeleinden is het raadzaam om vast te leggen wat de bron of herkomst is van elke verbetering. Is dat bv een ISO audit of een RIE of een klacht van een klant of een idee van een medewerker
21	Nieuws		Continu verbeteren / Kaizen nieuws zoals behaalde resultaten of een succesvolle opleiding etc kunnen vastgelegd en gecommuniceerd worden.
22	Gantt chart; planning		Verbeter-ideeen kennen een start en einddatum. Net zoals akties. Deze kunnen dus in een Gantt chart netjes gepresenteerd worden.
23	Kosten / baten / resultaten		Door per verbetering een inschatting van de kosten en de baten te bepalen en vast te leggen kunnen resultaten en selecties gedaan worden
24	Gebruik van de tool; interactie		Inzicht in welke teams actief zijn met verbeteren is stuurinformatie.
25	Team analyses		Inzicht in welke medewerkers per team actief zijn en hoe teams scoren
26	Sturing		Via de diverse dashboards en rapportages kunnen sturen
27	Coaching		Als manager of als verbeter-expert ondersteuning weten welke verbeteringen extra odnersteuning nodig hebben
28	Klanten feedback		Vastleggen feedback van klanten zodat medewerkers nog beter begrijpen wat er verwacht wordt.
29	Zoek-functie		Zoeken door alle gegevens op een slimme manier
30	Transparantie		Geen afscherming, maar openheid van gegevens
31	Uniformiteit		Op een eenduidige vastleggen maakt het mogelijk om over alle teams en verbeteringen heen te kunnen rapporteren en te sturen.
32	Bestanden kunnen koppelen		Een document aan een verbetering kunnen koppelen zodat alle informatie op 1 plek vastligt
33	Afbeeldingen kunnen koppelen		Een afbeelding aan een verbetering kunnen koppelen zodat alle informatie op 1 plek vastligt
34	Role-based		Functionaliteit alhankelijk van de autorisatie
35	Meertalig		Per medewerker aangeven in welke taal er gewerkt wordt
36	Pc, laptop, tablet, mobiel		Op alle devices beschikbaar
37	Cloud		Op alle lokaties beschikbaar waar Internet is
38	Veilig		Beveiligd met een user-id en wachtwoord.
39	Implementatie		Eenvoudige en kort durende implementatie.
40	Support		Snelle en adequate ondersteuning (telefoon, mail, FAQ)
41	Nieuwe versies		Regelmatig nieuwe of gewijzigde functionaliteit (bv 1 x 3 maanden)