Heeft ons team werkinstructies voor onze werkzaamheden? Zo ja waar vind ik die? Zo nee, waarom niet?

“Werkinstructies zijn saai” (zie dit kennisartikel)

Waarom deze vraag

Deze vraag is relevant voor een team om meerdere redenen:

1. Duidelijkheid en consistentie: Werkinstructies zorgen ervoor dat teamleden precies weten hoe ze bepaalde taken moeten uitvoeren. Dit vermindert verwarring en fouten en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde manier werkt. Het bevordert ook consistentie in de werkwijze, wat belangrijk is voor de kwaliteit van het werk.

2. Efficiëntie: Met duidelijke instructies kunnen teamleden sneller en efficiënter werken, zonder tijd te verliezen aan het uitzoeken van de juiste manier om een taak te voltooien. Dit kan de productiviteit van het hele team verhogen.

3. Transparantie: Het team weet waar de werkinstructies te vinden zijn en kan er gemakkelijk toegang toe krijgen wanneer nodig. Dit voorkomt dat mensen afhankelijk worden van mondelinge uitleg of dat informatie verloren gaat als iemand afwezig is.

4. Opleiding en onboarding: Voor nieuwe teamleden zijn werkinstructies cruciaal bij de onboarding. Ze kunnen zelfstandig aan de slag en sneller hun weg vinden in het werkproces zonder voortdurend vragen te hoeven stellen.

5. Verantwoordingsplicht: Als er werkinstructies bestaan, is het duidelijk wat van teamleden wordt verwacht. Dit maakt het gemakkelijker om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en het resultaat ervan.

6. Kwaliteitsborging: In sommige teams is het essentieel om vastgelegde procedures te volgen, bijvoorbeeld om aan regelgeving of kwaliteitsnormen te voldoen. Het ontbreken van werkinstructies kan leiden tot onnodige risico’s of niet-naleving.

Door deze vraag te stellen, brengt het team in kaart of ze voldoende ondersteuning en richtlijnen hebben voor hun werk en of er verbeteringen nodig zijn in de manier waarop informatie wordt gedeeld en gedocumenteerd.

Tip bij deze vraag

Werkinstructies zijn de basis voor verbeteren. Werkinstructies bevatten alle kennis en ervaring om het werk op de beste manier uit te voeren. Het opstellen en onderhouden van werkinstructies vereist natuurlijk tijd maar ook discipline.