Hoe krijg je ideeën uit jouw team en wat doe je er mee?
De stroom van ideeën komt bij vrijwel elke organisatie makkelijk op gang. Zo’n idee kan gaan over nieuwe en verbeterde producten, diensten en/of processen.
In dit artikel laten we zien hoe die stroom op gang komt en wat je met die ideeën moet doen.
Een constante stroom van ideeën
Op informele gelegenheden merk je dat mensen met wie je spreekt ideeën hebben hoe het werk beter kan of moet. Als je gericht met een team of bedrijf aan de slag gaat is de stroom bijna onuitputtelijk. Voorwaarde is wel dat de juiste omstandigheden gecreëerd zijn. En daarnaast helpen een aantal ‘technieken’ om ideeën te genereren.
Allereerst moet duidelijk zijn waarom er ideeën gewenst of noodzakelijk zijn. Ook moet duidelijk zijn dat het indienen van een idee niet een teken is dat er iets fout is, maar dat het beter kan.
Sommige bedrijven hanteren zogenaamde challenges om eenmalig of periodiek ideeën te generen. Dit blijkt echter op langere termijn geen goede aanpak te zijn. Beter is om een cultuur te creëren waarin elke dag iedere medewerker de gelegenheid krijgt om ideeën aan te dragen. Dit kan tot wel 10 ideeën per medewerker per jaar opleveren.
Een korte uitleg aan medewerkers om anders naar hun werk te kijken levert zeer bruikbare ideeën op. Concrete vragen aan medewerkers zijn bijvoorbeeld: wacht je wel eens op iemand of iets; moet je wel eens ergens naar toe verplaatsen; of gaat er wel eens iets fout. Een fysieke ideeënbus kan hierbij helpen om een idee kenbaar te maken, beter is om met een digitale ideeënbus te werken.
Steeds meer teams beginnen de dag met een ‘dagstart’. In dit 10 minuten durende overleg wordt kort teruggeblikt op gisteren en er wordt besproken wat er vandaag gedaan moet worden. Hieruit volgen bijna automatisch verbeter-ideeën.
Een andere manier om ideeën te generen is de bekende brainstorm, bv via het plakken van ‘geeltjes’.
Het proces van idee tot en met realisatie
Als er eenmaal ideeën zijn (en vaak zijn dat er meer dan opgepakt kunnen worden) is de volgende stap om te selecteren welk idee wordt opgepakt en in welke volgorde.
In het begin zijn het er zoveel dat dit een lastige stap is, maar zodra een team elke week enkele nieuwe ideeën genereert en elke week enkele realiseert is dit proces vrij eenvoudig.
Omdat het aan te bevelen is dat elk idee welkom is, zullen ideeën eerst kort ‘verrijkt’ moeten worden om vervolgens gefundeerd te kunnen besluiten of het idee opgepakt moet worden of (nog) niet. Dit verrijken kan een ½ uur kosten of misschien een paar uur.
Vervolgens moet het idee daadwerkelijk gerealiseerd worden, veelal door een paar medewerkers omdat dit de kwaliteit en het draagvlak van het idee bevordert.
Nadat het idee is afgerond, is het belangrijk om dit kenbaar te maken aan de teamleden en wellicht andere teams. Succes vieren kan op verschillende manieren, belangrijk is dat hiermee aan medewerkers wordt duidelijk gemaakt dat ideeën welkom zijn en gewaardeerd worden.
Op deze manier ontstaat een manier van werken die Continu Verbeteren wordt genoemd. En door regelmatig kleine verbeter-ideeën op te pakken wordt een team en dus organisatie wendbaar (agile) omdat het in staat is snel en flexibel te kunnen veranderen en verbeteren.
Het realiseren van een is het meest succesvol door een bewezen aanpak zoals de PDCA-cyclus te hanteren. Realiseer slechts een beperkt aantal tegelijk (per team max 2, de WIP-limiet) om zo de kortst mogelijke doorlooptijd voor de uitvoering te realiseren.
Resultaat hiervan is een organisatie die ‘operational excellence’ of beter gezegd ‘customer excellence’ wordt.
Lees hier meer over het onderwerp: http://breinenwerk.nl/2015/09/07/hoe-slim-is-uw-team/
Wat doe je met al die ideeën?
Belangrijke vraag is natuurlijk hoe zorg je ervoor dat al die ideeën voor iedereen inzichtelijk zijn. Want het is zonde als de medewerkers van team-A niet weten wat de ideeën van team-B zijn.
Door elk idee op een voor iedereen toegankelijke manier vast te leggen raakt er geen enkel idee kwijt en kan iedereen zien wat de status van elk idee is. Kortom er moet een eenvoudige vastlegging mogelijk zijn voor elk idee.
In willekeurige volgorde zijn dit de voordelen van het vastleggen van elk idee:
- Ideeën raken niet kwijt en worden niet vergeten
- het geeft jou en je team overzicht van alle ideeën en de status (transparantie)
- je weet wie waar mee bezig
- als ideeën zijn afgerond blijven ze bewaard en ontstaat daarmee een kennisdatabank; en dat betekent dat als iemand een nieuw idee indient dat hij/zij gebruik kan maken van de kennis uit eerdere ideeën
- als de instroom van nieuwe ideeën daalt is dat zichtbaar voor het management; de daling qua instroom is veelal een teken dat het team onder druk staat en geholpen moet worden
- als jouw team (te)veel verbeter-ideeën heeft kan je veel makkelijker om hulp vragen aan je manager
- omdat elk team zijn ideeën vastlegt kunnen medewerkers uit andere teams dit zien en dit zorgt voor inspiratie en motivatie. En medewerkers kunnen inhoudelijk reageren op ingediende verbetersuggesties want de kwaliteit en draagvlak vergroot
- draagt bij aan het creëren en in stand houden van een cultuur van continu verbeteren
- het is motiverend als je kan terugkijken op uitgevoerde verbeter-ideeën
- door het vastleggen ontstaat er data en kennis om het proces van verbeteren te verbeteren
- er ontstaat ook zicht op wie met welke verbetering bezig is en wie er dus ruimte heeft cq beschikbaar is om een verbeter-idee te realiseren
- omdat gegevens goed vastgelegd worden hoeft er minder gecommuniceerd en gezocht te worden naar de juiste informatie en status van verbeter-ideeën
- doordat het vastgelegd wordt is het makkelijker en efficiënter voor iemand die als ‘coach’ hulp aanbiedt
Dit zijn veel gehoorde “argumenten” (vaak excuses) om het niet te doen:
- kost me tijd (aanmelden, vastleggen, bijwerken)
- wat levert het me op
- ik vind het lastig, moeilijk; ik weet niet hoe dat moet
- ik heb geen zin in pottenkijkers en bemoeials
- ik heb geen computer
- ik ben mijn wachtwoord kwijt
- een ander doet het ook niet
Elk idee is in Coimbee eenvoudig vast te leggen. Dit kost minder dan 30 seconden. De voordelen van deze vastlegging zijn hiervoor al genoemd. Met Coimbee is ook de mogelijkheid om verbetering te voorzien van een ‘like’ wat motiveert voor de indiener en het verbeterteam werkt. Ook kan er ‘commentaar’ gegeven worden wat niet alleen motiverend kan werken maar ook de kwaliteit van en het draagvlak voor het idee kan vergroten.
Via het overzichtelijk Kanban-verbeterbord hebben alle teamleden in 1 oogopslag zicht op alle verbeteringen en de status daarvan en wat de geplande einddatum is.
